– 12 grundprincipper om feedback + ét ekstra
At lære at give og modtage konstruktiv feedback kan være utrolig givende. Det er en vigtig “sport” at mestre – både privat og i arbejdssammenhænge, da det kan opmuntre til udvikling, forbedre adfærd, øge selvindsigt og højne jobglæden.
Men det kan være svært at give og modtage feedback, som efterlader modtageren med en positiv oplevelse. Derfor får du her 12 grundprincipper + ét ekstra.
Det ekstra grundprincip handler om feedback til dig selv og fra dig selv. Læs med nedenfor.
1. Princip: Hav selvindsigt og vær ærlig omkring jeres indbyrdes relation
Magtforhold i en organisation spiller altid en rolle, når en person giver feedback til en anden. Så når en leder giver feedback, vil det virke mere voldsomt, end hvis fx to kolleger indbyrdes aftaler at give hinanden feedback.
Derfor er det vigtigt, at I taler åbent om den relation, I har til hinanden og om, hvordan den kan tænkes at påvirke modtagelsen af feedback.
Prøv også at tænke over, hvad dine tanker om medarbejderen har af betydning for feedbacken. Hvis du kan tænke positivt, vil det smitte af på medarbejderens udviklingsmuligheder.
2. Princip: Gør feedbacken tydelig og præcis
Den, der giver feedback, skal have nok selvindsigt til at vide, at det kan forekomme svært at være tydelig og præcis i sin feedback. Måske taler man for længe, grundigt og ”uldent”, så personen, der modtager feedback, ikke forstår det egentlige budskab og derfor heller ikke dets alvor.
Måske synes man selv, at det er ubehageligt at aflevere kritisk feedback, og derfor glatter man ud og tilføjer småord som ”måske”, ”lidt” og ”selvfølgelig ikke altid”. Det gør også budskabet upræcist for modtageren.
Man skal forberede sig, så feedbacken bliver tydelig for modtageren. Træn eventuelt samtalen med en sparringspartner, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du får dit budskab frem.
Vær forberedt på modspil – det er ikke sikkert, at modtageren er enig.
3. Princip: Giv faktuel feedback
God feedback baseres på observationer, ikke vurderinger eller fornemmelser. Undersøgelser viser, at de fleste har let ved at acceptere faktuel feedback, fx: “Da du talte med kunden, sagde du ”megafedt” tre gange i den korte samtale. Det er for langt væk fra den måde, som vi generelt ønsker at fremstå på.”
Omvendt er det langt sværere at acceptere vurderende og dømmende feedback, fx: “Den måde, som du taler med kunderne på, er dybt useriøs.”
Brug derfor præcise observationer og konkrete ord, der beskriver adfærd. Du kan godt give en vurdering, blot du lader den komme efter det faktuelle og også gerne begrunder, hvordan den vurdering er relevant.
4. Princip: Begge parter skal være aktive – god feedback sker i dialog
En gammel og fejlagtig opfattelse af feedback er, at der findes en aktiv giver og en passiv modtager. En mester og en lærling. En vismand og en rådsøgende. Men det er langt fra den mest effektive og motiverende måde at bruge feedback på.
For at skabe mest mulig læring og motivation i vores feedbackpraksis, skal vi stile efter to aktive parter. På den måde kan vi lettere skabe en følelse af medejerskab og inddragelse samtidig med, at det bliver lettere for giveren at blive klar over, hvad modtageren opfatter og forstår som centralt.
Dialogen indledes ved, at giveren inviterer modtageren til at dele sine synspunkter, holdninger og tanker i løbet af feedbacksamtalen.
5. Princip: Den gode feedback er fremtidsorienteret
Måske ligger det i ordet feedback, at vi skal fokusere på historiske hændelser og tidligere oplevelser, og det er også ofte en god idé.
Vi må bare ikke stoppe dér ved fortidens adfærd, valgte løsninger og fejl. For at øge følelsen af duelighed, agens, motivation og handlelyst skal vi tilbyde modtageren et perspektiv, som retter sig ind i fremtiden.
Vi må ikke udelukkende dvæle ved fortidens fejl og valg, vi skal også rette blikket fremad – feedforward.
Kort og konkret skal vi fokusere på, hvordan den gode løsning kan se ud i fremtiden. Dette kan ske gennem både dialog og direkte rådgivning i vores feedback.
6. Princip: God feedback er også uformel
En sund feedbackkultur bliver ikke udelukkende bygget på PD-planer, product reviews eller 1-til-1-samtaler mellem chef og medarbejder.
Den indeholder også en uformel og spontan komponent i form af ”kaffemaskine-feedback” eller ”henover-skrivebordet-feedback”. I de små spontane sparrings- /feedbacksamtaler mellem kollegaerne i hverdagen bæres en stor del af feedback-kulturen.
Disse kan sagtens bakkes op af mere formelle strukturer med god gavn. Det samme gælder mellem ledere og medarbejdere. Her kan vi med fordel opbygge nogle uformelle feedback-vaner, så feedback ikke udelukkende foregår på chefens kontor tre gange om året, men i højere grad bliver en del af den daglige operationelle ledelse.
7. Princip: Gør feedback til en del af hverdagen
Hvis feedback kun gives sjældent, bliver det let en stor og alvorlig opgave for begge parter. Tænk i stedet på feedback som løbende kalibrering i forhold til det, der er den enkeltes mål og organisationens mål. Her kan man lade sig inspirere af feedback fra sportens verden.
Inden for sport giver det fx ikke mening, hvis en idrætsudøver kun får feedback en gang årligt, ligesom en årlig MUS-samtale. Feedbacken gives løbende i forbindelse med træningen. Den gives også af en træner, der selv er ekspert på sporten. Feedbacken gives konstant for at optimere resultatet.
Jo oftere vi giver og modtager feedback, des mere indgroet bliver feedbacken i vores vaner og arbejdsgang. Herigennem opnås en naturlighed og samtidig kontinuerlig forbedring af vores feedbackpraksis samt opgaveløsningen.
8. Princip: God feedback er fair
Ofte tales der om, hvorvidt feedback skal være korrigerende eller anerkendende, men det er måske ikke så relevant endda. Forskning viser, det i højere grad er relevant at fokusere på, om modtageren opfatter din feedback som værende fair.
Det gælder altså både for korrigerende og anerkendende feedback, at modtageren skal kunne spejle sig i den og genkende feedbackens rimelighed.
Giver du feedback som opfattes som unfair, vil dette dræbe dine kollegaers motivation for at indgå i feedback med dig.
9. Princip: God feedback er accepteret
Accept er en vigtig komponent i læring og derfor også i feedback, da læring ofte er målet med at bruge feedback. Det betyder, at modtageren skal have accepteret at få feedback, før vi går i gang.
Accept kan skabes på flere måder, enten gennem en aftale i kalenderen, deltagelse i kendte processer, eller det kan nærmest være indbygget i jeres relation.
Den uformelle og spontane feedback i hverdagen kræver dog en anelse omtanke i forhold til accept. Her kan accept skabes ved, at modtageren selv efterspørger feedback fra dig, eller ved at du spørger modtageren om lov til at give feedback.
Jo flere feedbacksamtaler, som kan skabes på baggrund af modtagerens efterspørgsel, des bedre – både for kulturen og læringen.
10. Princip: God feedback motiverer til mere feedback
At skabe en sund feedbackkultur handler også om at bruge feedback på en bæredygtig måde. Altså en måde, som kan holde ved ud i fremtiden.
Derfor skal hver feedbacksamtale efterlade modtageren med en lyst til og motivation for at indgå i feedback en anden gang. Sker dette ikke, vil vores feedbackvaner og praksis forme en nedadgående spiral, som til sidst vil være usynlig og ikke eksisterende. Det ønsker vi ikke.
Modsætningen til dette er at skabe feedbacksamtaler, som motiverer til mere. Motiverer til at tage feedbacken ind og lære fra den. Motivere til at give feedback videre, til en anden kollega, næste gang dette virker oplagt.
11. Princip: Lær at modtage feedback
Et par gode råd til at lære at modtage af feedback vil først og fremmest indebære proaktivitet ved selv at opsøge feedback på specifikke områder. Dernæst er det vigtigt at informere feedback-giveren om dine behov under samtalen, fx en tænkepause inden samtalen fortsættes.
Det er ikke kun feedback-giveren, der skal styre samtalen, vær med til at skabe en i dialog. Spørg din feedback-giver om, hvad vedkommende mente med x og y og bed om konkrete eksempler, eller om at få uddybet ting du er usikker omkring.
Lav et realitetstjek – spørg eventuelt kollegaer, om de har observeret noget tilsvarende omkring din adfærd/arbejdsproces. Vær derefter realistisk og øg din selvindsigt; hvis flere har observeret det samme og vurderer det på samme måde, så kunne der nok tænkes at være noget om det.
12. Princip: Anerkendende feedback er motiverende
Der er altid noget, der virker – det er det, vi skal bygge videre på.
Anerkendende feedback handler om at få samstemt en tilbagemelding, så modtager bliver anerkendt og samtidig får noget, som er reelt brugbart. Det giver mulighed for at vokse og opnå faglig og personlig udvikling.
Bevidst anvendelse af feedback på møder kan være en vigtig løftestang for at gøre møderne bedre og samtidig gøre det psykiske arbejdsmiljø bedre.
Bonus-princippet: Hvor god er du til at give dig selv feedback?
Hvor god er du til at give dig selv feedback, hvordan foregår det? Om morgenen når du er allermest sur? Eller foregår det, når du godt ved, at ”den er hjemme,” og så er det rigtig rart at blive bekræftet?
Enten eller, så tyder alt på, at vi enten er for hårde ved os selv eller det stikmodsatte, nemlig at vi ikke evner at selvreflektere. Derfor er feedback fra andre godt at kalibrere ud fra.
Feedback fra en god relation holder spejlet op på en mere realistisk måde, end når vi pisker os selv og fortæller katastrofehistorier. Fakta ind og følelser ud, lige meget om du er god eller dårlig ved dig selv.
Arbejd videre med feedback
I Stadil Advice underviser vi ledere om netop feedback, og vi har meget materiale om emnet. Vil du vide mere, eller ønsker du at booke os til ledercoaching? I så fald kan du kontakte os, så vi kan blive klogere, på hvad der vil være nyttigt for dig og dine kollegaer at arbejde med.
